Kayıt yönetimi üzerine odaklanan stratejik konferanstan üç önemli çıkarım

Delaware County Community College'dan öğrenciler, SEM Konferansı'nın pazartesi günkü genel oturumunda konuşma yaptı.

Kurumların işe alımdan mezuniyete kadar her şeye bütüncül bir odaklanmayla kayıt hedeflerine ulaşmayı amaçladıkları uygulama, özellikle kurumlar kayıtlarına yönelik tehditlerle dolu çalkantılı bir manzarada ilerlerken, yüksek öğretimde kilit bir kavram haline geldi. Orijinal olarak sadece kayıt yönetimi olarak bilinen strateji, ilk olarak 1974 yılında Boston College'ın o zamanki genel müdür yardımcısı Frank Campanella tarafından belki de aynı derecede zor bir zamanda, yani bebek patlaması sonrası kayıt krizinde bir notta tasarlandı. (Terim ilk olarak 1976'da basılı olarak çıktı, bu yüzden 2026 SEM'in ellinci yılı olarak kabul ediliyor.)

O sırada Campanella, kayıt yönetiminin “kısa süre içinde oyunun adı olacağını” yazdı. Bu yılki Stratejik Kayıt Yönetimi Konferansı'na katılanlar da muhtemelen aynı fikirde olacaktır.

Ancak alandakilerin adıyla SEM, yarım asırda çok değişti. Her yıl American Association of Collegiate Registrars and Admissions Officers tarafından düzenlenen ve Baltimore Marriott Waterfront'ta ev sahipliği yapılan konferansta sergilenenler arasında, kayıt yönetiminde yapay zekanın nasıl kullanılacağına dair yeni fikirler, sözde demografik uçurum üzerine hararetli tartışmalar ve kurumların kayıt kararlarını bilgilendirmek için verileri nasıl kullandığına dair derinlemesinelemler yer aldı.

AACRAO'nun icra direktörü Melanie Gottlieb, derneğin çeşitli toplantıları arasında SEM konferansının en çok “veri ineğini” çeken toplantı olduğunu belirtti. Yapay zekanın SEM topluluğu için heyecan verici olduğunu söyledi, çünkü geleneksel veri geçmişi olmayanlar için kayıt analizini daha erişilebilir hale getirebilir.

Gottlieb, “Yapay zekayı verileri anlamak veya otomasyonu yönlendirmek için kullanmak arasında bir denge var, böylece kayıt alanında gerçekten gereken insani dokunuş için daha fazla zaman ve alan kalıyor” dedi. “Öğrenciler sayı olarak görülmek istemiyor.”

Diğer kilit temalar arasında kurumların geleneksel olmayan öğrencileri çekme çabaları, kayıtların öğrenciler için sorunsuz hale getirilmesi ve stratejik kayıt yönetiminde elde tutmanın önemi yer aldı. Bugün sona eren konferanstan Inside Higher Ed'in en önemli çıkarımları hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Birçok oturum, yetişkin öğrencilerden gazilere kadar geleneksel olmayan öğrencilerin yanı sıra, en hızlı büyüyen kayıt sektörlerinden biri olan kolej dersleri alan lise öğrencileri olan çift kayıtlı öğrencilere odaklandı.

Ülke genelindeki kurumlar, özellikle bazı eyaletlerde lise mezuniyet havuzlarının daralmasıyla birlikte, kaydı güçlendirmek için geleneksel ortaokul boru hattının dışındaki öğrencilere giderek daha fazla güveniyor. Çevrimiçi öğrenciler hakkındaki bir sunumda Indiana University panelistleri, bunun geleneksel kayıt yönetimi uygulamalarının uyum sağlaması gerektiği anlamına geldiğini söyledi.

Üniversitenin büyüyen çevrimiçi nüfusunu vurgulayan panel, geleneksel SEM'in kurumun başvuru ve kabul zaman çizelgesini takip eden “öngörülebilir bir öğrenci edinme yoluna” inşa edildiğini savundu. Ancak çevrimiçi öğrencilerin genellikle eğitimlerini ücretli çalışma ve ailelerle birlikte yürüttüklerini ve kurumların programlarına duyarlı olmasını gerektirdiklerini savundular; IU Online'ın kayıt yönetimi ve öğrenci hizmetlerinden sorumlu genel müdür yardımcısı Whitnie Powell, başvuru yaptıktan sonra kabul edilip edilmediklerini duymak için aylarca beklemek istemediklerini söyledi; başvurduklarında, genellikle başlamaya hazır oldukları zamandır.

Panelistler ayrıca birçok çevrimiçi öğrencinin “yeni öğrenci” veya “devam eden öğrenci” gibi etiketlere tam olarak uymadığını söyledi. IU Online'daki dahili araştırma, öğrencilerin yaklaşık yüzde 11'inin iki yıldan uzun süre önce okulu bıraktıktan sonra geri döndüğünü ve daha önce okulu bırakan bu öğrencilerin yüzde 86'sının geçmişte yüz yüze öğrenciler olduğunu gösterdi. Bu öğrencilerin, örneğin derecelerine çevrimiçi başlayan veya okula ara vermeyen akranlarından farklı ihtiyaçları olabilir.

American Council on Education'ın öğrenme değerlendirmeleriASSOCIATE direktörü Thomas Soule tarafından sunulan bir başka oturum, askeri üyeler için eğitimler ve askeri deneyim dahil olmak üzere önceki öğrenmeler için kredilere odaklandı. Soule, bu kredileri kabul etmenin ve CPL politikalarının net olmasını ve potansiyel öğrencilerin bulmasının kolay olmasını sağlamanın askeri öğrencileri çekmede değerli bir rol oynayabileceğini belirtti.

Konuşmacılar, öğrenim vaadi programları aracılığıyla bursların basitleştirilmesinden yeni öğrencilerin kayıt sürecini düzene sokmaya yardımcı olmak için yeni personel alımına kadar kurumlarının başvuru sahipleri için sürtünmeyi azaltma çabalarını vurguladılar.

2025 yılından bu yana National University of Health Sciences için yeni öğrenci temsilcisi olarak görev yapan Danny Hodorowski, kayıt sürecinde herhangi bir aksilik yaşamamalarını sağlamak için kabul edilen her bir öğrenciyle bire bir görüşmeler yapıyor. Yaz erimesini azaltmak amacıyla tüm dosyalarını iki kez kontrol ediyor, arka plan kontrollerinin tamamlandığından emin oluyor, konut ayarlamalarına yardımcı oluyor ve daha fazlasını yapıyor.

Hodorowski, “Bu onlar için kampüse varmadan önce tam bir uyum deneyimidir” dedi.

Rolün verimliliği nasıl etkilediğine dair henüz verisi olmasa da Hodorowski sunumu sırasında, üniversitenin bu yıl yaşadığı erimenin çoğunlukla üniversitenin farklı yapabileceği herhangi bir şeyden ziyade öğrencilerin kişisel koşullarıyla ilgili olduğuna inandığını söyledi.

Finansal yardım hakkındaki sunumlarda konuşmacılar ayrıca netliğin ve anlaşılır dilin önemini vurguladılar. Bu durum, kolejlerin belirli gelir eşiklerinin altındaki aileler için tüm öğrenim ücretini karşılayacaklarını söylediği öğrenim vaadi programlarındaki son artışla örnekleniyor. Çoğu durumda bu, paranın nasıl dağıtıldığında önemli bir değişiklik değildir, daha çok bir pazarlama değişimdir: endüstri jargonunu anlamazken, “ücretsiz öğrenim” reklamı aileler için mantıklıdır.

George Washington University'de kayıt yönetimi ve öğrenci başarısından sorumlu başkan yardımcısı ve dekan Jay Goff, “Aileler 'gösterilmemiş karşılanmamış ihtiyaç'ın ne olduğunu bilmiyorlar… o kadar belirsiz ve kafa karıştırıcıydı ki bu dili kullanmak gerçekten hiçbir anlam ifade etmiyordu” dedi. Kurum, bu sonbaharda aile gelirleri 150.000 doların altında olan öğrenciler için Devrimci Sözleşme'yi başlattı.

IU'nun çevrimiçi öğrenciler hakkındaki sunumu ayrıca, kurumların bu öğrenciler için kabul sürecindeki sürtünmeyi ortadan kaldırabileceği yerlere işaret etti, örneğin kaç farklı ofisle arayüz oluşturmak zorunda olduklarını sınırlayarak. Ve IU Online'ın ortak başkan yardımcısı Chris Foley, sorunsuz bir süreç isteyen öğrencilerin sadece tembel olduğu fikrine karşı çıktı.

Foley, “[Öğrenciler] gerçeği söylemek gerekirse tıpkı bizim gibidir. Bir Netflix hesabı kaydetmek için beş dakikadan fazla harcamam, ama seve seve 16 saat Stranger Things izlerim. İyi içerik istiyorum; sürtünmeyle mücadele etmek istemiyorum” dedi.

Birden fazla konuşmacı, yeni öğrencileri işe almanın kayıt yönetiminin gösterişli, çekici kısmı olarak görüldüğünü belirtti. Ancak elde tutma - işe alınanları yıldan yıla üniversitede tutma - da büyük bir rol oynuyor.

Elde tutmanın önemi, bazen bir üniversitenin yapısındaki yeri nedeniyle gölgelenmiştir. SEM'in tarihi üzerine bir oturum sırasında University of Michigan–Dearborn'un emekli kayıt yönetimi ve öğrenci yaşamı rektör yardımcısı ve AACRAO kıdemli danışmanı Stanley Henderson, tarihsel olarak “herkesin elde tutmadan sorumlu olduğunu, ancak kimsenin bunun için hesap verebilir olmadığını” söyledi.

University of Wisconsin–Milwaukee'de Stratejik Kayıt Yönetimi ve Öğrenci Başarısı Bölümü'ne liderlik eden Kay Eilers de bu duyguya ortak oldu. Kurumu kısa süre önce elde tutmayı iki sütunundan biri olarak içeren stratejik bir kayıt planı başlattı ve bu çalışma, stratejik kaydı öğrenci yaşamı yöneticilerinden fakülteye kadar herkesi içeren kampüs çapında bir girişim haline getirmeyi içeriyordu.

Eilers, “İşe alım hakkında duyduğumuzda, bunun birincil rollerini olmaları için işe alınan insanlar var” dedi. “Ama mesele gerçekten yarattığımız ortamla ilgili… eğer öğrenci sınıfta veya öğrenci yaşamı açısından harika bir deneyim yaşamazsa, kalmayabilir.”